INSIGHT | De kracht van een goede uitnodiging

Bij het organiseren van een evenement, netwerkborrel of bijeenkomst komt ontzettend veel kijken. De locatie, catering, decor, muziek, fotografie, de lijst is eindeloos. Een van de belangrijkste onderdelen van je evenement bevindt zich echter vooraf aan de grote dag, namelijk de uitnodiging. Zonder uitnodiging, geen gasten. Zonder gasten, geen evenement.

 

Het is dan ook erg belangrijk dat je aandacht besteedt aan een goede uitnodiging. Hoe beter de uitnodiging, hoe groter de opkomst. Hoe groter de opkomst, hoe beter het resultaat van je evenement en hoe groter je bereik of zichtbaarheid.

 

De 5W’s

Houd bij het creëren van de content de 5W’s in gedachten:

  • Wie nodig je uit?
  • Wat is de gelegenheid?
  • Waar vindt het plaats?
  • Wanneer: op welke dag en op welk tijdstip?
  • Waarom vind je het belangrijk dat de genodigden komen?

 

Naast de praktische zaken is het natuurlijk belangrijk dat jouw uitnodiging past bij jouw event. Maar wanneer past een uitnodiging bij jouw event en hoe zorg je ervoor dat jouw uitnodiging het effect heeft dat je hoopt te bereiken?

 

  1. Bedenk eerst of je een mail verstuurd of je uitnodiging op de post doet
  2. Maak je uitnodiging persoonlijk. Probeer de naam van de genodigde toe te voegen als de opmaak dat toelaat.
  3. Zorg dat de uitnodiging origineel is. Zelfs als je geïnspireerd bent geraakt door het idee van een ander, is het belangrijk iets van jezelf toe te voegen.
  4. Zorg dat de uitnodiging creatief is
  5. Val op en zorg ervoor dat je gezien wordt
  6. Maak gelijk duidelijk wat de gelegenheid is.
  7. Houd het kort en bondig. Draai er niet omheen en kom snel tot de conclusie.
  8. Breng sfeer in je uitnodiging. Dit kun je doen door gebruik te maken van het thema.
  9. Sluit je uitnodiging af met een call-to-action. Gebruik geen woorden als hopen en mogen!
  10. Waar kunnen ze zich aanmelden? Tot wanneer kun je reageren? Maak het duidelijk en makkelijk.

 

Versturen van de uitnodiging

En dan nog een andere vraag: Ga je het via de mail sturen of op papier?

Als je het op papier stuur, wordt het dan gewoon een envelop of ga je het op een originele manier versturen. In een doos met confetti bijvoorbeeld

Verstuur je eerst een save the date en daarna een uitnodiging?